El Domicilio Fiscal y la Contabilidad

Noviembre 1, 2017
En 2008 publicamos la primera edición del libro “Los siete pecados capitales en materia fiscal en que pueden incurrir” (EDICIONES FISCALES ISEF, S.A.) en el que señalamos que todo contribuyente tiene siete obligaciones fundamentales, siendo dos de ellas: 1) Señalar un domicilio fiscal en el que siempre estén localizables, y 2) Llevar contabilidad y conservarla en su domicilio fiscal a disposición de las autoridades fiscales. En dicho libro explicamos que no cumplir puntualmente con estas obligaciones pone en peligro la libertad, el patrimonio, el negocio y la obtención de ingresos del contribuyente.

El Domicilio Fiscal

De acuerdo con el artículo 10 del Código Fiscal de la Federación (CFF), el domicilio fiscal de una persona física es: a) Cuando realiza actividades empresariales, el local en que se encuentre el principal asiento de su negocios, b) Cuando no realice actividades empresariales, el local que utilice para el desempeño de sus actividades, c) Cuando no cuente con un local, su casa habitación, y d) Cuando sea una persona no inscrita en el RFC, el domicilio señalado en sus estados de cuenta bancarios; y el domicilio fiscal de una persona moral es: a) Cuando sean residentes en el país, el local en donde se encuentre la administración principal del negocio, y b) Si se trata de establecimientos de personas morales residentes en el extranjero, dicho establecimiento.

Un contribuyente (persona física o persona moral) debe estar siempre localizable en su domicilio fiscal pues, si un día la autoridad va a buscarlo y no lo encuentra, puede acusarlo del delito de desocupar o desaparecer del domicilio fiscal, la caducidad de las facultades de comprobación se suspende, procede el aseguramiento de sus bienes, el plazo para concluir una revisión fiscal se suspende, el plazo para notificar un crédito fiscal se suspende, se publica su nombre en la lista de contribuyentes no localizados, procede el embargo precautorio de sus bienes, se suspende el plazo de prescripción de los créditos fiscales, procede la cancelación del certificado de sello digital, le practicarán las notificaciones por estrados, entre algunas otras consecuencias negativas.

La Contabilidad

Por su parte, los artículos 28 y 30 del CFF, y 33 del Reglamento del CFF señalan qué información y documentos integran la contabilidad, qué requisitos deben reunir los registros o asientos contables, en qué medios se debe llevar, y que debe conservarse en el domicilio fiscal a disposición de las autoridades fiscales, por lo menos, durante cinco años.

Si un contribuyente no lleva o no conserva la contabilidad en su domicilio fiscal, la autoridad fiscal puede acusarlo del delito de ocultar la contabilidad, las facultades de comprobación caducan en 10 años, procede el aseguramiento de sus bienes, en una revisión procede la determinación presuntiva de sus ingresos y la utilidad fiscal, sus gastos no son deducibles y el IVA no es acreditable, si lo acusan de defraudación fiscal el delito es calificado y se sanciona con una pena aumentada en una mitad, se considera que el domicilio fiscal no reúne los requisitos y lo tienen por No Localizado, entre algunas otras consecuencias negativas.

Actualmente, con bastante frecuencia, el SAT practica visitas para verificar que los contribuyentes se encuentren localizables en su domicilio fiscal y que éste reúna las características que exige el CFF.

Es sorprendente el número de casos en los que, a pesar de que el contribuyente sí se encuentra en su domicilio fiscal, el SAT lo tiene por No Localizado derivado de que el contribuyente no tiene en el domicilio fiscal su contabilidad completa.

En los recientes listados de contribuyentes No Localizados el SAT ha estado publicando quincenalmente casi a 100 mil personas físicas y morales. Probablemente muchas de ellas sí se encuentran en su domicilio fiscal, pero el verificador al practicar la visita solicita que se le exhiba la contabilidad –la cual debe estar en el domicilio fiscal en términos del CFF–, y por no tenerla ahí el contribuyente, el verificador considera que ese no es el domicilio fiscal. En estos casos, indebidamente, los verificadores no le dejan al contribuyente copia del acta circunstanciada, por lo que el contribuyente no sabrá que lo están teniendo por No Localizado, sino hasta que se vea publicado en la lista negra o cuando le cancelen el Certificado de Sello Digital y no pueda emitir comprobantes.

La Contabilidad debe estar en el domicilio fiscal, no en el despacho del Contador

Por lo tanto, para los contribuyentes que tienen Contador externo, es indebido que la Contabilidad esté en el despacho y/o en la computadora del Contador. Lo correcto es que el Contador externo haga la contabilidad, prepare las declaraciones, y de inmediato le entregue la contabilidad (libros, registros, auxiliares, pólizas, papeles de trabajo, estados de cuenta, conciliaciones, documentación comprobatoria, declaraciones) al contribuyente para que éste la conserve en su domicilio fiscal, en donde también debe tener el equipo de cómputo, el sistema informático de contabilidad, y a la persona que opere el equipo.

La Contabilidad es del Contribuyente, no del Contador.

Antes –cuando el SAT no era exigente– podíamos permitir que la contabilidad estuviera en el despacho del Contador, pero ahora –que el SAT exige el cumplimiento estricto de la Ley– debemos tener toda la contabilidad en el domicilio fiscal.

Si queremos evitar las graves consecuencias que se generan por no estar localizables en el domicilio fiscal y por no conservar la contabilidad, los contribuyentes debemos asumir esa responsabilidad.

Cada mes, pide a tu Contador externo que te entregue los archivos físicos y electrónicos de tu Contabilidad, para que los conserves en tu domicilio fiscal. Además, en tu domicilio fiscal debes tener el equipo de cómputo y el sistema de contabilidad, para que en caso de una visita puedas demostrarle al SAT que ahí es el asiento principal de tu negocio, que ahí desempeñas tus actividades, que ahí se encuentra la administración principal del negocio, y también que ahí tienes toda tu contabilidad.

No estaría de más que periódicamente revises la lista de contribuyentes No Localizados para comprobar que no te encuentras ahí, y si estás, realices las acciones necesarias para que el SAT te elimine de dicha lista.

Te invitamos a realizar tu auto diagnóstico con nuestro Test Fiscal.

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